Excel: Datumsfunktionen

Via Twittter wurde ich vor kurzem gefragt, wie man  in Excel die Anzahl Tage ohne die Wochenenden berechnen könne. Das ist in Excel mittels der Funktion NETTOARBEITSTAGE zu lösen. Diese Funktion ist nur eine der nicht wenigen Datumsfunktionen in Excel.

Nicht vielen ist bekannt, dass Microsoft eine (fast) komplette Funktionsreferenz ins Internet gestellt hat, natürlich auch zu den Datumsfunktionen.

NETTOARBEITSTAGE wird also wie folgt genutzt:

NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum; Enddatum; [Freie_Tage])

wobei Ausgangsdatum das Datum ist, von wo aus die Berechnung gestartet werden soll. Das Enddatum markiert das letzte Datum. Man kann zusätzliche freie Tage subtrahieren, wenn man will. NETTOARBEITSTAGE berücksichtigt von sich aus keine Feiertage (z. B. Ostern), sondern ausschliesslich die Wochenenden. Daher ist die Angabe der freien Tage  beispielsweise dann sinnvoll, wenn man die Ostertage als Wochenende mit berücksichtigen möchte. Aber leider muss man dies manuell tun. Die freien Tage sind keine obligatorische Angabe, weshalb diese auch in den eckigen Klammern [ ] angegeben sind. Man kann sie komplett weglassen.

Leider kann aber nun nicht einfach ein Datum als Ausgangsdatum eingegeben werden, wie wir es kennen. Excel rechnet nicht mit einem Datum wie 12.06.2011, sondern dieses Datum würde in Excel als 40706 wiedergegeben. Das hängt damit zusammen, das für Excel ein Datum eine fortlaufende Nummer ist. 01.01.1900 ist die Zahl 1. Damit man die NETTOARBEITSTAGE trotzdem verwendet werden kann, muss zusätzlich die Funktion DATUM verwendet werden. DATUM hat den folgenden Aufbau:

DATUM(Jahr; Monat; Tag)

Damit sieht für den Monat Mai 2011 die Formel so aus:

=NETTOARBEITSTAGE(DATUM(2011;5;11);DATUM(2011;6;1))

und als Ergebnis 16, denn der Monat Mai hat genau 16 Arbeitstage. Möchten wir für den April mit insgesamt 15 Arbeitstagen noch Ostern berücksichtigen, müssen wir diese als freie Tage manuell mit eingeben. Der 22. April war ein Karfreitag und der 25. April der Ostermontag, beide Tage gelten in der Schweiz als Feiertage. Damit muss ich also 2 Tage subtrahieren. Nun ist es aber so, dass nur ein Argument, sozusagen ein Platzhalter vorgesehen ist. Man kann also nicht einfach weitere Daten einfügen, aber man kann in mehreren Zellen die Angaben machen. Das sieht wie folgt aus, wenn in A4 und A5 diese beiden Daten angegeben sind:

=NETTOARBEITSTAGE(DATUM(2011;4;11);DATUM(2011;5;1);A4:A5)

Das ergibt 15 – 2 = 13 Arbeitstage.

Dem aufmerksamen Leser wird aufgefallen sein, dass die erwähnte Funktionsreferenz leider nicht komplett ist. Darauf werde ich im nächsten Artikel eingehen.

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Gesucht: Excel-Probleme

Hallo zusammen,

ich würde gerne Inputs von Euch erhalten. Was beschäftigt Euch in Excel? Welches Problem würdet Ihr gerne effizienter angehen? Wollt Ihr lieber Formeln kennenlernen oder lieber Tastenkürzel? Nur so einmal verschiedene Vorschläge:

  • SVERWEIS – sicher einer der beliebtesten Formeln, aber es gibt leider auch Limiten. Zum Beispiel ist es mit SVERWEIS nicht möglich, eine Spaltenangabe kleiner als 0 anzugeben, was für eine Suche nach Links interssant wäre. Aber es gibt Alternativen zum SVERWEIS und mit VERGLEICH kann man solche Verweise zudem wunderbar erweitern.
  • Textsäuberungsfunktionen – Wenn die vermaleidete Datenbank wiedermal irgendwelche seltsame Zeichen ausspuckt oder die Tabelle des Arbeitskollegen der Horror ist, dann kommt man um die nicht herum. Es gibt einfach Todsünden – habe ich schon selber erlebt – dass man da beispielsweise mehrere Zeilen einfach ganz dünn zusammenstaucht, so dass es „Abgrenzungen“ gibt und dabei auch möglichst ein kleiner Roman in einige Zellen geschrieben wird, am besten gleich ausgeblendet, damit derjenige, der die Tabelle bearbeitet, sich dann wundert, woher die schönen Buchstaben denn kommen.
  • Mathematik – Da bin ich jetzt weniger bewandert, aber ich weiss, dass man auch Matrizen, Monte-Carlo-Schätzer und andere Funktionen benutzen kann. Obwohl ich überzeugt bin, dass es da durchaus bessere Tools gibt, sagen wir MatLab (herrlich für Matrizen), Maple (genial für Analysis) oder meinetwegen auch SPSS (kommt am ehesten an der Excel-artigen Struktur heran), kann man zur Not auch mit Excel arbeiten.
  • Seit Excel 2007 gibt es die Tabellenfunktion. Tabellenfunktion in einer Tabelle, also tabellarischer als tabellarisch? In der Tat ist diese Bezeichnung höchst unglücklich, aber diese Funktion hat es durchaus in sich, nicht nur, weil man schöne Tabellenformate wählen kann.
  • Seit Excel 2007 kann man mit einer 1 Million Zeilen arbeiten. Theoretisch. In der Praxis gibt es aber oftmals andere Limiten. Es kommt auf die Hardware an, aber auch auf die Daten und natürlich auf die verwendeten Funktionen. Mit SUMMEWENN wird man als Beispiel nicht sehr weit kommen.
  • Sparklines – ein neues Buzzword in der Excelwelt. Wofür sind die denn gut?
  • Diagramme – Okay, ich persönlich halte Diagramme grundsätzlich für überbewertet, aber man kann damit wirklich schöne Dashboards basteln. Ich bin zwar kein Dashboard-Experte und dafür gibt es auch einige Blogs, die sich sogar bis hin zu animierten Diagrammen beschäftigen. Bei einer entsprechenden Anfrage würde ich aber selber aus reiner Neugier recherchieren.
  • Einige Funktionen scheinen zwischen Excel 2003 und Excel 2007 verloren gegangen zu sein. Beispielsweise ist es nicht mehr so einfach möglich, leere Zellen wie in Excel 2003 via Autofilter zu löschen. Dafür ist aber mit Excel 2007 der Autofilter grundsätzlich mächtiger und komfortabler geworden.
  • Pivottabellen – Viele Leute behaupten, Pivottabellen seien das komplizierteste, was man mit Excel anstellen könne. Dem ist überhaupt nicht so, Pivottabellen sind sehr einfach zu handhaben, man braucht nur ein bisschen zu verstehen, was passiert. Und das hat man nach zwei, drei Beispielen locker vom Hocker verstanden. Da finde ich einige Formeln schon viel komplizierter.
  • VBA – Ich finde die VBA-Ansteuerung für Excel viel besser gelungen als für Word. Word ist natürlich nicht ganz so schön strukturiert wie Excel und damit viel schwieriger zu handhaben. Wer VBA lernen will, sollte meiner Meinung nach zuerst mit Excel anfangen. VBA in Word ist für mich in vielerlei Hinsicht ein Horror.
  • GUIs – Graphical User Interfcaces, also grafische Oberflächen,  in Excel sind sehr einfach zu erstellen, aber man braucht sehr schnell VBA-Kenntnisse. Klingt verdammt schwer, zugegeben: trivial ist es nicht, aber so schwer wie es sich anhört, ist es bei weitem nicht, so dass diese Funktion meiner Meinung nach eines der am unterbewertesten Funktionen in Excel ist.
  • Solver (Was-Wäre-Wenn-Analyse) – damit konnte ich ehrlich gesagt noch nie etwas anfangen. Wer’s braucht… dem erkläre ich das trotzdem. Das ist vielleicht die Funktion, die ich selber am meisten unterbewerte… oder auch nicht 😉

Ich bin für Anregungen offen! Und noch ein Wort, warum ich Anregungen sammle: Ich kenne selber auch noch nicht alles und mit Problemstellungen lerne ich selber am meisten.

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Mehrere Skype-Accounts gleichzeitig laufen lassen

Diese Möglichkeit ist nicht mehr ganz neu und ich hatte auch schon vor langer Zeit zwei Accounts laufen, aber nicht gleichzeitig. Den Traum, zwei Accounts gleichzeitig laufen zu lassen können, habe ich aber nie ganz aufgegeben.

Nach einer erneuten Recherche bin ich auf den Tipp von Numlock.ch gestossen. Ich gebe den Artikel auf zusammengefasst in Deutsch wieder:

  1. Direkt von Installationsorder (z. B. C:\Programme\Skype) von Skype eine Verknüpfung erstellen. Das geht am einfachsten mit rechten Maustaste -> senden an -> Desktop
  2. Die Verknüpfung mit der rechten Maustaste anklicken und „Eigenschaften“ auswählen
  3. In der Box „Ziel“ folgendes hinzufügen: „secondary“, so dass es wie folgt aussieht: “C:\Program Files (x86)\Skype\Phone\Skype.exe” /secondary
    Wichtig ist, dass \secondary nach dem Schlusszeichen steht
  4. Skype starten und jetzt kann man den neuen Skypeaccount eröffnen.
  5. Auf Numlock.ch schreibt jemand im Komentar, dass er so erfolgreich 5 Accounts gleichzeitig zum laufen gebracht habe. Ich habe es nur mit zweien getestet.

SwiftKey – Angenehmer schreiben auf Android

Mein bisher bester App-Einkauf auf meinem HTC Desire (Froyo) war eindeutig die Tastatur-App SwiftKey. Diese Applikation ermöglicht ein sehr flottes Schreiben, in dem es die Schreibgewohnheiten des Users aufnimmt und dementsprechende Worte vorschlägt. Wer zum Beispiel in seinen Messages häufig „Wie geht es Dir?“ schreibt, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Swiftkey spätestens nach „Wie“ praktisch die ganze Wortkette für diesen Satz vorschlägt. Dies wird auch im folgendem Video ab 00:10 sehr deutlich.

Link zum Android-Market

SwiftKey im Android-Market

Die App lässt sich auf zwei Sprachen einstellen, für mich ist das leider eine Sprache zu wenig, weil ich neben Deutsch und Englisch hin und wieder auch Französisch benutze. Auch die Tastatur lässt sich auswählen, man kann sich zwischen QWERTY, QWERTZ, QZERTY oder AZERTY entscheiden. Die Tastatur ist auch im Querformat zu nutzen, das heisst, die Tastatur wird dann breiter oder entsprechen schmaler eingestellt. Die Tasten sind gut zu erreichen und haben eine Grösse, dank der gut zu tippen ist (wobei ich sagen muss, dass ich kleine und feine Hände habe).
SwiftKey kann man gratis während zwei Wochen ausprobieren.

 

Diese App ein Muss für jeden, der oft und gerne längere Texte auf seinem Android-Phone schreibt!

Netvibes vs Pagesflakes vs iGoogle (Reader)

Vor einigen Jahren noch, als ich mich für Blogs und RSS-Feeds zu interessieren begann, benutzte ich gerne das gute, alte RSSOwl, ein Open Source RSS-Reader, den ich heute noch empfehle.

Mittlerweile möchte ich Blogs hin und wieder auch unterwegs vom Handy aus abrufen können. Die Lösung dafür sind Online-Dienste, die RSS-Feeds aggregieren. Der bekannteste Vertreter dafür ist wohl Google Reader, mit dem ich zunächst begann, weil Google Reader sehr gute Kritiken erhielt und erhält.

Per Zufall stiess ich via Feedburner (gehört heute zu Google) auf die Erkenntnis, dass Netvibes heute auch Feeds aggregieren können. Netvibes und Pageflakes sind inzwischen relativ alte Websiten und beide waren mir kurz nach ihren Gründungen bekannt. Ursprünglich waren sie als reines Onlineportal gedacht. Um das Jahr 2000 herum bekämpften sich Websites damit, möglichst als Einstiegswebsite genutzt zu werden. Diesem Zug sprangen Netvibes und später auch Pageflakes auf. Diese Idee, möglichst die Einstiegswebsite zu sein, haben heute etwas an Bedeutung verloren, weil die meisten Internetuser Suchmaschinen wie Bing, Google und Yahoo nutzen.

iGoogle bzw. Google Reader

Google Reader ist sehr einfach zu bedienen und schnell. Wer ein Widget-Freak ist, kann sich bei iGoogle tausende installieren, wobei deren Qualität oft fragwürdig ist. Mit iGoogle konnte ich mich nie richtig anfreunden, nicht nur weil die Datensammelwut von Google beängstigend ist, weil die Verwaltung und das Lesen von Feeds eher umständlich ist.

Ansicht von Google Reader

Google Reader

Netvibes

Netvibes ist ein Urgestein in diesem Business und hat sich immer weiter entwickelt. Die Oberfläche ist dank AJAX-Technologie interaktiv und sehr einfach gestaltbar. Netvibes präsentiert sich übersichtlich, aber ist etwas gewöhnungsbedürftig, wenn es um das Hinzufügen von Widgets geht. Netvibes hat die wirklich schöne Eigenschaft, dass man damit Blogs sehr einfach und übersichtlich über verschiedene Tabs verteilen und lesen kann. Der französische Vertreter dieser Webanwendung wurde im Jahr 2005 gegründet.
Das Layout zum Lesen von Newsfeeds ist auf Netvibes etwas Eigen, hat aber Vorteile. Man kann für jedes Blog-Thema eine entsprechende Seite einrichten und hat damit die Blogs sehr schön übersichtlich vor sich. Es gibt auch eine Reader-View (Link dazu im Bild oben rechts mit Gelb hervorgehoben), bei der man auch so Blogs wirklich sehr übersichtlich vor sich haben kann.
Interessant bei Netvibes ist die Möglichkeit, seine Zusammenstellung von Widgets zu veröffentlichen. So kann man eine solche Sammlung anderer in eine Seite integrieren oder eine eigene Seite auslagern. Das ist nicht wirklich etwas für mich, aber ich kann mir gut vorstellen, dass sowas viele Leute mögen.

Einstigsseite von Netvibes

Einstiegsseite von Netvibes

Feedreader von Netvibes

Ansicht des Feedreaders von Netvibes

Netvibes' dashboardartige Darstellung von Feeds

Weitere Darstellungsmöglichkeit für Feeds - mein Favorit

Pageflakes

War ursprünglich in Deutschland domiziliert, verlegte jedoch ihren Sitz in die USA. Ebenfalls wie Netvibes im Jahr 2005 gegründet, hat es einen sehr ähnlichen Aufbau wie Netvibes. Der vielleicht wichtigste Nachteil von Pageflakes ist die in das Portal integrierte Werbung. Die Seiten werden via Google Ad „gesponsort“ und leider nimmt diese Werbung recht viel Platz für die Seite weg. Dafür ist der Aufbau ein wenig übersichtlicher, etwas intuitiver und hat mehr Widgets (bei Pageflakes heissen sie „Flakes“) zur Verfügung als Netvibes. Wer Newsfeeds (Link dazu im Bild oben rechts mit Gelb hervorgehoben) von Blogs lesen will, ist damit gut bedient: Das Layout hält sich strikt an die klassischen Reader und ist eindeutig etwas einfacher zu bedienen als Google Reader. Ganz ähnlich wie Netvibes lassen sich auch hier Zusammenstellungen von Flakes veröffentlichen und von Anderen übernehmen.

Einstiegsseite von Pageflakes

Ansicht von Pageflakes auf der Einstiegsseite

Feedreader von Pageflakes

Feedreader von Pageflakes

Fazit

Ich hatte recht lange, um mich zwischen Netvibes und Pageflakes zu entscheiden, was für mich ungewöhnlich ist. Die Entscheidung fiel mir wirklich nicht leicht, aber in Anbetracht der Tatsache, dass ich mehr als 50 verschiedene Blogs in verschiedenen Kategorieren lese und ich gerne den Überblick über die Blogs habe, habe ich mich für Netvibes entschieden. Dafür hätte mir die etwas bessere Usability von Pageflakes besser gefallen. Klar ist für mich nur, Google Reader ist in Bezug auf diesen beiden Dienste deutlich im Nachteil. Sie können mehr, sind aufgeräumter und haben mehr Erfahrung, das sieht man.

Wuala im neuen Design und neue Features

Wuala, der online-Storagedienst meiner Wahl, hat ein neues Design und einige neue Funktionen spendiert erhalten. Als Windows 7 – Nutzer ist das neue Design etwas zu Apple-lastig ausgefallen, es erinnert stark an iTunes. Mir hat das alte, etwas eigene, aber doch frische Design besser gefallen. Es hob sich wohltuend von anderen Software ab.

Aber ich werde mich sicher daran gewöhnen und die neue Funktion, dass man zwischen mehreren PCs synchronisieren kann, macht den Lapsus mehr als wieder wett!

Unboxing: Clickfree

Nachdem meine HD meines Notebooks schlicht aus dem Ruder läuft und ich bald einen neuen Laptop kaufen will, weil die 3.5 Jahre alte CPU bei vielen Anwendungen ins Stocken kommt, habe ich mir das Clickfree mit 1 TB Speicher für Fr. 269.– von digitec.ch bestellt.

clickfree box

clickfree box

Clickfree ist ein Hersteller, der verspricht, mit sehr wenig Aufwand Backups machen zu können. Einfach das Ding auf den Tisch stellen, Strom zuführen und das USB-Kabel in die USB-Buchse des Notebooks führen, das soll reichen. Das Backup starte damit automatisch, so die Werbung.

clickfree 1 TB im Grössenvergleich mit Kugelschreiber

clickfree 1 TB im Grössenvergleich mit Kugelschreiber

Genau das habe ich auch gemacht, bis auf das Backup. Das hat leider nicht auf Anhieb funktioniert, sondern Windows XP hat dieses Gerät als CD-Rom erkannt, nicht als Backup-System oder Harddisk. Nachdem ich das USB-Kabel ins Notebook gesteckt habe, passierte einmal gar nichts. Ich wartete eine Minute, eine weitere und dann entfernte ich das USB-Kabel vom PC wieder, um es nach einigen Sekunden wieder einzustecken. Aber das half nichts.

Es ist ein der Support-Seite von Clickfree ein bekanntes Problem. Wer wie ich (noch) Windows XP benutzt, muss unter Umständen ein von Microsoft bereitgestelltes Tool downloaden, womit sich Autoplay-Probleme beheben lassen. Damit hat es dann auch bei mir geklappt – einfach clickfree einstecken und das Backup startet automatisch!

Die Geschwindigkeit des Backups schätze ich als recht schnell ein. In meinem Fall dauerte das Backup von ca. 125GB etwa 7 Stunden.

Da die Clickfree-Harddisk von Windows XP als CD-Rom erkannt wurde und interessanterweise gleich zwei Laufwerke abgebildet werden, wollte ich wissen, ob ich denn auch Dateien von meinem PC auf die Harddisk verschieben kann, ohne das Backupsystem bemühen zu müssen. Wenn man nämlich das Backupsystem nutzt, kann man leider nicht direkt auf die dort liegenden Dateien zugreifen, sondern man muss sich umständlich durch das sonst wirklich gut gemachte, übersichtliche Backupsystem navigieren. Aber wenn man seine lokale Harddisk einmal entlasten will, um dann auf die entfernte Datei zuzugreifen können, wäre es auch praktisch, ohne das Backupsystem arbeiten zu können.

Klickt man auf einen der beiden Laufwerke, wird das Backupsystem gestartet. Wählt man – in meinem Fall – das Laufwerk G: und wählt dann im Kontextmenü (rechte Maustaste) „Öffnen“, hat man direkten Zugriff auf die Harddisk von Clickfree. Das funktioniert zwar auch beim Laufwerk H:, dort aber hat man keine Schreibrechte. In G: liegen zwar einige Dateien, aber man kann hier einen Ordner erstellen, z. B. „eigene Dateien“ und dann die Daten hierhin kopieren.

zwei Laufwerke für Clickfree

zwei Laufwerke für Clickfree

Im Backupsystem lassen sich einige Einstellungen vornehmen. Das sind einmal die Ordner, die man sichern will, aber auch Dateien. Clickfree macht es hier einem wirklich einfach, denn nach dem ersten Einstecken geht Clickfree das lokal vorhandene Dateisystem durch und erkennt praktisch alle Dateien, zum Beispiel erkannte es auch Firefox und Thunderbird und andere eher nicht so häufig vertretene Software.

Fazit:

Clickfree kann ich sehr empfehlen. Auch wenn das Einstecken-und-Backup-gemacht bei mir nicht ganz auf Anhieb funktioniert hat, eine einfachere Backuplösung habe ich bisher wirklich noch nicht gesehen. Schade nur, dass das System gleich zwei Laufwerke erhält und darüber hinaus nicht als externe Harddisk vorbereitet ist, sondern man muss sich quasi am Backupprogramm vorbeischlängeln, damit man mal so eben Dateien hochladen kann, ohne sie gleich als Backup haben zu wollen.